电子文件对档案工作的影响及对策

张智涛


一、电子文件定义及其特点综述

　　所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：?１　电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；?２　电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；?３　电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；?４　电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、电子文件对档案业务管理工作的影响

　　１传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

　　２?由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

　　３?由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

三、电子文件对档案学理论的影响

　　１?对档案本质属性的影响

　　原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定?电子文件能否作为档案?是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。

　　２?对档案来源原则的影响

　　来源原则包括两个方面：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文件的产生，后者愈益受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题，才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此，要确定档案的来源，不可仅局限于寻找一个恰切的定义，或仅要求完整地保护全宗与文件系列，按照原始顺序进行整理等，而必须正确说明档案的原始联系，了解在整个生命周期中文件组合的变化，应随着客观实际的变化，丰富和发展来源原则。

　　３?对档案学理论研究内容的影响

　　档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文件出现以后，档案工作的对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文件来开展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等，都将成为档案学理论研究必不可少的内容。

四、档案界所应采取的对策

　　１?做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

　　２?解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

　　３?使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。

　　４?档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

新疆维吾尔自治区人民政府办公厅


新疆维吾尔自治区棉花质量监督处罚暂行规定
新疆维吾尔自治区人民政府办公厅



第一条 为了维护新疆棉花的质量信誉，规范市场行为，保护棉花生产者、经销者、消费者的合法权益，根据《中华人民共和国标准化法实施条例》和《中华人民共和国产品质量法》的规定，制定本暂行规定。
第二条 自治区各级专业纤维检验机构是检查处理棉花质量违法行为的执行机关，依法行使棉花质量监督检查和处理棉花质量违法行为的职权。
第三条 凡从事棉花生产、加工、经销、使用的单位或个人必须严格执行《中华人民共和国棉花标准》。各 级行政部门不得干预正常的棉花检测工作，以保证国家标准的正确执行。
第四条 棉花收购站、加工厂的下列情形均属质量违法行为：
（一）不具备棉花实物标准，棉花衣分试轧车、棉花水份电测器，杂质分析机等收购基本条件收购棉花的；
（二） 棉花加工厂加工的棉花长度升级的；
（三）棉花加工厂棉花品级未报专业纤维检验机构或受专业纤维检验机构委托的棉花质量检验机构进行检验认可擅自升级的；
（四）棉花收购站在收购棉花活动中其品级、长度、杂质、衣分等检验结果超过允差幅度的。棉花收购允差幅度为：
（1）品级长度的升降相加率为10％（以升降数量比检验数量）。
（2）衣分的正负差异为0．5％（以50ＫＧ籽棉准重衣分率计算）。
（3）杂质的原验结果与机检结果比较，差异不大于机检结果的20％。
第五条 成包皮棉交易时下列情形均属质量违法行为：
（一）棉包唛头与实物经监督检验不符，品级或长度相差一个级，拒不改正的；
（二）棉包唛头与实物经监督检验不符，品级或长度压抬二个级或品级和长度各压、抬一个级（不含国家标准中规定的限制长度）及以上的，压重或抬重的（国家规定重量允差0．5％）；
（三）经销者不刷棉包唛头的，弄虚作假改变原有包装质量标志的，伪造产地或伪造检验证书的；
（四）生产者、经销者在棉花中掺杂使假的；
（五）购、销双方联合共谋不执行国家标准的。
第六条 违犯本规定第四条第（一）项的，责令停止收购并处主要责任人5000元以下的罚款。
第七条 违犯本规定第四条第（二）项、第（三）项的或第五条第（一）项的，没收违法收入，并处违法收入的20％的罚款，对主要责任者处以5000元以下罚款。
第八条 违犯本规定第四条第（四）项规定的，没收违法所得，拒不改正，情节严重的，没收违法所得，并处所查棉花货值金额的10％～20％的罚款。
第九条 违犯本规定第五条第（二）项的，没收违法所得，并处该批棉花货值金额15％～20％的罚款，对有关责任者处以5000元以下的罚款。
第十条 违犯本规定第五条第（三）项的，给予通报批评，没收违法所得；情节严重的，没收违法所得，并处该批棉花货值金额10％～20％的罚款，对有关责任者处以5000元以下的罚款。
第十一条 违犯本规定第五条第（四）项的，没收违法所得，并处违法所得1倍以上5倍以下的罚款。
第十二条 违犯本规定第五条第（五）项的，根据情节轻重处以通报批评，没收违法所得，并处以货值金额10％～20％的罚款。
第十三条 对质量违法行为的单位和个人的罚款及没收的违法所得，统一由纤维检验机构收缴财政。
第十四条 对拒缴罚没款的单位或个人，经专业纤检机构负责人的批准，由执行处罚的该专业纤检机构书面通知当地其开户行予以划拨。
第十五条 拒绝、阻碍纤维质量监督人员依法执行公务的，依照《中华人民共和国产品质量法》第四十九条的规定追究法律责任。
第十六条 本规定第六条至第十二条规定的处罚不免除由此产生的对他人的损害赔偿责任。受到损害的，有权依法要求责任人赔偿损失。
第十七条 购销双方中的一方对专业纤维检验机构检验结果有异议需申请复验的，应在收到检验证书之日起15日内向原验单位申请复验，对复验结果仍有异议的，应在收到复验证书之日起7日内申请二次复验。二次复验时，属于区内购销的，可以向原验单位的上一级专业纤维检查机
构提出申请，二次复验或省级专业纤检机构的复验结果为终局复验；属于省际间购销的，可以向国家纤维质量监督检验中心申请复验，二次复验或国家纤维质量监督检验中心的复验结果为终局复验。
专业纤检机构受理复验申请之日起15日内应出具复验结果。
第十八条 当事人对行政处罚不服的，可以在收到行政处罚决定书之日起15日内，向做出决定的专业纤检机构的主管部门申请复议，也可以直接向人民法院起诉。
第十九条 纤维质量监督人员违法失职，营私舞弊，收受贿赂或侵害他人合法权益的，由其主管部门根据情节轻重给予行政处分和经济处罚，构成犯罪的，由司法机关依法追究法律责任。
第二十条 本规定由自治区标准局负责解释。
第二十一条 本规定自发布之日起施行。



1994年3月7日